Email Empresa - Ferramentas Essenciais de Gestão

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O email de empresa é uma das ferramentas de comunicação mais importantes para qualquer empresa. Permite-lhe estabelecer contacto com os seus clientes, parceiros, fornecedores e funcionários de uma forma rápida e eficiente. No entanto, a gestão do correio eletrónico também pode ser uma tarefa assustadora e morosa, especialmente se tiver de lidar com um grande volume de mensagens todos os dias.

É por isso que precisa de algumas ferramentas e software que o ajudem a otimizar a sua gestão de correio eletrónico e a melhorar a sua produtividade. Neste post, vamos partilhar consigo algumas das ferramentas e software essenciais para a gestão do correio eletrónico da empresa que deve considerar utilizar. Estas ferramentas e software podem ajudá-lo em vários aspectos da gestão de correio eletrónico, como a organização, filtragem, acompanhamento, agendamento, automatização e segurança dos seus emails.

Ferramenta #1: Microsoft Outlook

O Microsoft Outlook é um dos clientes de correio eletrónico empresarial mais populares e amplamente utilizados no mundo. Faz parte do pacote Microsoft Office e integra-se perfeitamente com outros produtos Microsoft, como o Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, Teams, entre outros. O Outlook permite-lhe gerir várias contas de correio eletrónico de diferentes fornecedores, como o Gmail, Yahoo, Hotmail, etc., num único local. Também pode utilizar o Outlook para gerir o seu calendário, contactos, tarefas, notas e lembretes.

Algumas das funcionalidades que fazem do Outlook uma excelente ferramenta para a gestão do correio eletrónico da empresa incluem:

Possui uma poderosa função de pesquisa que lhe permite encontrar qualquer correio eletrónico ou anexo de forma rápida e fácil.
Tem um filtro de spam incorporado que impede que mensagens de correio eletrónico indesejadas e maliciosas cheguem à sua caixa de entrada.
Tem uma função de caixa de entrada focada que separa os seus emails mais importantes dos restantes e ajuda-o a dar prioridade ao seu trabalho.
Possui uma funcionalidade de regras que lhe permite criar regras personalizadas para ordenar, mover, eliminar, assinalar ou reencaminhar automaticamente os seus emails com base em determinados critérios.
Possui uma funcionalidade de passos rápidos que lhe permite criar atalhos para ações comuns de correio eletrónico, tais como responder, reencaminhar, apagar, arquivar, etc.
Possui uma funcionalidade de entrega atrasada que lhe permite programar o envio das suas mensagens de correio eletrónico para uma data ou hora posterior.

Ferramenta #2: Mailchimp

O Mailchimp é uma das plataformas de marketing por email profissional mais populares e mais utilizadas do mundo. Permite-lhe criar e enviar campanhas de correio eletrónico bonitas e cativantes aos seus subscritores e clientes. Também pode utilizar o Mailchimp para gerir as suas listas de correio eletrónico, segmentar o seu público, acompanhar o seu desempenho, otimizar as suas conversões e muito mais.

Algumas das funcionalidades que fazem do Mailchimp uma excelente ferramenta para a gestão de correio eletrónico de empresas são:

Editor de arrastar e largar que lhe permite conceber os seus emails sem quaisquer conhecimentos de programação.
Biblioteca de modelos e layouts que pode personalizar para se adequar à sua marca e mensagem.
Possui uma funcionalidade de personalização que lhe permite adaptar os seus emails a cada destinatário com base no seu nome, localização, preferências, comportamento, etc.
Possui um recurso de automação que permite criar fluxos de trabalho para enviar emails acionados com base em determinados eventos ou ações.
Tem uma funcionalidade de teste A/B que lhe permite testar diferentes versões dos seus emails para ver qual delas tem melhor desempenho.
Possui uma funcionalidade de análise que lhe permite medir e melhorar os resultados da sua campanha de correio eletrónico.

Ferramenta #3: Boomerang

O Boomerang é uma ferramenta que funciona como um complemento para o Gmail e o Outlook. Permite-lhe controlar o momento em que envia e recebe os seus e-mails. Também pode utilizar o Boomerang para acompanhar os seus e-mails, lembrar-se de tarefas importantes e adiar os seus e-mails para mais tarde.

Algumas das características que fazem do Boomerang uma excelente ferramenta para a gestão de correio eletrónico da empresa incluem:

Tem uma funcionalidade de envio posterior que lhe permite agendar o envio das suas mensagens de correio eletrónico para qualquer altura ou data no futuro.
Tem uma função de seguimento que lhe permite definir lembretes para seguir as suas mensagens de correio eletrónico se não receber uma resposta ou se quiser verificar mais tarde.
Tem uma função de adiamento que lhe permite ocultar temporariamente os seus e-mails da sua caixa de entrada até estar pronto para os tratar.
Tem uma função de pausa que lhe permite deixar de receber novos e-mails durante um determinado período de tempo, para que se possa concentrar no seu trabalho sem distracções.
Tem uma funcionalidade de resposta que utiliza inteligência artificial para o ajudar a escrever mensagens de correio eletrónico melhores e mais eficazes.

Ferramenta #4: Mailtrack

O Mailtrack é uma ferramenta que funciona como uma extensão do Gmail e do Chrome. Permite-lhe verificar se os seus emails foram abertos e lidos pelos destinatários. Também pode utilizar o Mailtrack para ver quantas vezes os seus emails foram abertos, quando foram abertos e de onde foram abertos.

Algumas das características que fazem do Mailtrack uma excelente ferramenta para a gestão do correio eletrónico da sua empresa são:

Tem uma interface simples e intuitiva que mostra marcas de verificação verdes ao lado dos seus emails enviados para indicar o seu estado.
Tem uma funcionalidade de painel de controlo que lhe permite ver todos os seus e-mails controlados e os respectivos detalhes num único local.
Possui uma funcionalidade de notificação que lhe permite receber alertas em tempo real quando os seus e-mails são abertos ou clicados.
Tem uma funcionalidade de relatório que lhe permite gerar e exportar relatórios detalhados sobre a sua atividade e desempenho de correio eletrónico.
Tem uma funcionalidade de integração que lhe permite ligar o Mailtrack a outras ferramentas e plataformas, como o Gmail, Outlook, Salesforce, HubSpot, etc.

Ferramenta #5: Sanebox

A Sanebox é uma ferramenta que funciona com qualquer fornecedor de email de empresa e com qualquer dispositivo. Permite-lhe organizar a sua caixa de entrada e concentrar-se nos e-mails que interessam. Utiliza inteligência artificial para analisar o comportamento e as preferências do seu correio eletrónico e filtrar automaticamente os e-mails sem importância da sua caixa de entrada.

Algumas das funcionalidades que fazem do Sanebox uma excelente ferramenta para a gestão do correio eletrónico da empresa são:

Tem uma funcionalidade de pastas que cria pastas inteligentes na sua caixa de entrada para ordenar os seus e-mails com base na sua importância e urgência.
Tem uma funcionalidade de lembretes que lhe permite definir lembretes para acompanhar os seus e-mails ou tarefas numa data ou hora posterior.
Tem uma funcionalidade de anexos que lhe permite guardar automaticamente os seus anexos de correio eletrónico no seu serviço de armazenamento na nuvem, como o Dropbox, o Google Drive, etc.
Tem uma função de buraco negro que lhe permite anular a subscrição de newsletters indesejadas e de spam com um clique.
Tem uma função de adiamento que lhe permite adiar os seus e-mails até mais tarde, quando estiver pronto para os tratar.

Ferramenta #6: ProtonMail

O ProtonMail é uma ferramenta que fornece um serviço de email profissional seguro e encriptado. Permite-lhe proteger a sua privacidade e segurança ao enviar e receber mensagens de correio eletrónico. Utiliza encriptação de ponta a ponta para garantir que apenas o utilizador e os destinatários pretendidos podem ler as suas mensagens de correio eletrónico. Também não regista nem rastreia nenhuma das suas actividades ou dados de correio eletrónico.

Algumas das funcionalidades que fazem do ProtonMail uma excelente ferramenta para a gestão de correio eletrónico da empresa são:

Tem uma interface amigável que é fácil de utilizar e navegar.
Possui uma funcionalidade de auto-destruição que lhe permite definir um tempo de expiração para os seus e-mails, após o qual serão automaticamente eliminados da sua caixa de entrada e da dos destinatários.
Possui uma funcionalidade de proteção por palavra-passe que lhe permite adicionar uma camada extra de segurança aos seus e-mails, exigindo que os destinatários introduzam uma palavra-passe antes de os abrirem.
Possui uma funcionalidade de domínio personalizado que lhe permite utilizar o seu próprio nome de domínio para o seu endereço de correio eletrónico, tal como nome@asuaempresa.pt.
Possui uma funcionalidade de integração que lhe permite utilizar o ProtonMail com outros clientes de correio eletrónico, como o Outlook, Thunderbird, Apple Mail, etc.

Conclusão

A gestão eficaz do correio eletrónico é essencial para o funcionamento eficiente de qualquer empresa. As ferramentas e software apresentados oferecem soluções inovadoras para otimizar a gestão de emails, melhorar a produtividade e fortalecer a segurança. Desde o versátil Microsoft Outlook até à poderosa automação de marketing do Mailchimp, cada ferramenta desempenha um papel crucial na simplificação das complexidades do correio eletrónico empresarial. Ao escolher a combinação certa destas ferramentas, as empresas podem não apenas enfrentar o desafio do volume de emails, mas também alavancar estrategicamente as comunicações para promover o crescimento e a eficiência. Escolha com sabedoria e transforme a gestão de correio eletrónico da sua empresa num processo suave e eficaz.